Solicitud

La persona u organización interesada en la certificación nos contacta con ciertas preguntas generales referente a los requerimientos de las normas de interés, procedimientos y costos de la certificación. CERES Colombia Cert. envía a la persona u organización interesada un primer paquete de informaciones, documentación, entre los que se encuentra el formulario de solicitud de servicio.

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Revisión documental y cotización

La persona u organización interesada en la certificación completa la solicitud. CERES Colombia Cert. revisa la solicitud y, sobre la base de nuestras tarifas diarias y el tamaño de la unidad, calcula el costo de la certificación. Enviamos a la persona u organización interesada una propuesta económica formal. Normalmente se trata de una cantidad fija, es decir que el cliente sabe de antemano lo que le va a costar la certificación, independientemente del tiempo que el inspector permanece en la unidad productiva.

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Contratación y Evaluación

Una vez que la persona u organización interesada en la certificación y CERES Colombia Cert. se ponen de acuerdo en los términos del servicio, éste último envía un contrato de certificación. El postulante firma y envía a CERES Colombia Cert el contrato, con lo que se compromete a cumplir los requerimientos de la norma solicitada. CERES Colombia Cert. devuelve una copia contrafirmada del contrato.

El postulante autoevalúa la conformidad del manejo de la finca o empresa con la normatividad, mediante el Plan de Manejo y demás documentación pertinente según la norma requerida. Luego, es esta documentación la que CERES Colombia Cert evalúa mediante la inspección/auditoría de certificación.

Inspección

CERES Colombia Cert. y la persona y organización interesada en la certificación se ponen de acuerdo en una fecha para la inspección. Una persona responsable debe estar presente y preparar y presentar la documentación relevante. El/la inspector(a) verifica si el Plan de Manejo es consistente y corresponde a la realidad, identifica posibles no-conformidades. En caso de no-conformidades, el postulante mismo propone las medidas correctivas. El/la inspector(a) evalúa si las acciones correctivas propuestas por el postulante son apropiadas. El informe de inspección es firmado por el postulante a certificación o por un representante autorizado.

Reporte

Inmediatamente después de la inspección, el inspector termina de redactar su informe y lo envía a la central de CERES, donde es asignado a un evaluador para la revisión.

Evaluación

El postulante recibe una copia del reporte de inspección. El informe es revisado por el evaluador responsable. A menudo se tienen que aclarar preguntas adicionales con el(la) inspectora, lo que acarrea un tiempo adicional. Hay que tener presente que siempre que se encuentren No conformidades, éstas deben corregirse antes de que se pueda emitir una decisión de certificación.

Decisión de Certificación

CERES toma la decisión de la certificación normalmente dentro de las 4 semanas posterior a la inspección y en un máximo de 6 semanas. Hay básicamente 3 posibilidades:

          ■ El postulante cumple con los criterios de la norma, se emite un certificado.
          ■ El postulante tiene incumplimentos. Se emite una decsión, una vez sean corregidos los incumplimientos.
          ■ El postulante tiene incumplimientos mayores que no pueden ser corregidos a corto plazo. Se emite una negación de certificación.

Auditoría anual

Para la verificación de los avances de un programa certificado y avance en la corrección de no conformidades, se deben llevar a cabo Auditorías anuales de control. Estas auditorías son anunciadas con antelación suficiente para que los responsables del programa certificado tengan tiempo para la preparación, actualización de documentación, áreas, productores, etc.

Visitas no anunciadas

Algunos programas certificados son escogidos de manera aleatoria para una Visita no anunciada donde se verifica en campo el avance del programa certificado y avance en la corrección de las no conformidades. El porcetaje de visitas no anunciadas varía según la norma.